Offre Emploi Coordination Logistique

Offres d’Emploi / de Collaboration |

Que vous soyez encadrant.e au sein d’OSI, ou que vous ne fassiez pas encore partie des équipes de l’ONG, cette offre pourra vous intéresser ou intéresser quelqu’un autour de vous.

 Poste à pourvoir

Coordination Logistique des Evénements et Réunions de l’ONG

  • Lieux de travail : Bureaux à Paris (Open Space de l’Ecosystème 2% for Future) et à Genève - (Open space des ONG à l’ONU) et missions de terrain en Europe et dans le Monde
  • Fort investissement personnel nécessaire
  • Capacité de gestion personnelle de l’organisation de son emploi du temps
  • Poste ouvert en CDD, avec possibilité d’une continuité sur un CDI
  • Temps partiel de 10h à 20h par semaine avec possibilité d’un plein temps selon l’activité de l’ONG
  • Congés Payés
  • Contrats à Durée Déterminée disponible de suite
  • Rémunération débutant à 17 064 € Brut annuel

 Descriptif Descriptif
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L’ONG Objectif Sciences International, association à but non lucratif bénéficiant du Statut Consultatif Spécial auprès du Conseil Économique et Social de l’Organisation des Nations Unies, recrute une personne à la Coordination logistique de ses événements et réunions.

Cette ONG organise des activités d’éducation aux sciences et de recherche scientifique en faveur de la résolution de problèmes de Développement Durable (eau, alimentation, énergie, biodiversité, climat…) et réunit des volontaires de tout âge qui viennent apprendre les techniques de ces disciplines scientifiques par leur mise en pratique. Ces actions de formation à la Recherche par la pratique de la Recherche se déroulent sous la forme de séjours organisés pour les élèves des établissements scolaires, sous la forme de séjours de vacances pour enfants ou adolescents, ou encore sous la forme de voyages solidaires pour les participants adultes ou universitaires, d’entreprises ou d’organismes publiques.

L’ONG recrute un-e personne à la coordination logistique, parlant parfaitement le français, et maîtrisant l’anglais, afin de rejoindre notre équipe. Votre poste à l’année se situera essentiellement sur les bureaux d’OSI à Genève et à Paris, mais vous serez être amené.e à travailler sur d’autres territoires en fonction des événements et réunions de l’ONG qu’il y a à organiser.

 Votre Profil

  • Vous êtes de formation libre, autodidacte, ou dans le domaine de la gestion de projet et/ou d’événement
  • Vous êtes intéressé-e d’être impliqué-e dans l’évolution d’une ONG en charge du Développement Durable
  • Vous êtes possiblement encadrant.e au sein des équipes d’OSI, et vous souhaitez compléter votre temps de travail dans l’année
  • Vous êtes francophone ou connaissant parfaitement la culture francophone
  • Vous êtes capable d’interagir avec des personnes de toute culture dans le monde, en sachant prendre en compte leur forme d’organisation locale dans votre manière de mettre en place et mener la logistique des événements et réunions que vous devrez organiser dans ces pays/régions
  • Vous êtes capable d’agir en autonomie dans un cadre établi et en étant 100% dédié au projet de l’employeur
  • Vous aimez organiser, gérer, rédiger et travailler au sein d’une ONG

 Evénements et Réunions de l’ONG

Au cours de l’année, vous aurez l’occasion de coordonner la logistique des événements et réunions suivants :

 Vos Principales Tâches

  • Réservations de salles,
  • Réservations de restaurants,
  • Obtention des devis et factures, dans les délais impartis toujours le plus tôt possible
  • Mise à jour des réservations avec les restaurants, à J-10, J-3, J-1 et Jour J
  • Organisation des adaptations de dernière minute nécessaires au bon déroulement des événements et à la satisfaction des participants
  • Organisation en amont de la gestion du matériel
  • Acheminement ou organisation de l’acheminement du matériel, y compris transfrontalier ou avec passages de sécurités à prendre en compte dans les délais et les tâches à suivre
  • Gestion des co-équipiers de l’équipe d’organisation des événements et réunions
  • Maintient des check-list des co-équipiers et formation de ceux-ci à la bonne maîtrise de leur mission
  • Préparation, installation et gestion des retransmissions en direct et des accès hybrides des réunions et événements
  • Gestion matérielle de l’animation des temps d’échanges et d’interaction des groupes et sous-groupes sur les événements et réunions
  • Suivi matériel des inscriptions des participants
  • Relations logistiques avec les participants à J-20, J-10, J-3 et de J-2 à J+2 du jour d’ouverture
  • Gestion des besoins des participants sur place ou à distance, pendant l’événement
  • Enregistrement les pièces comptables de vos actes dans le cadre de vos missions
  • Réalisation du suivi budgétaire au réel en direct
  • Tenue du programme minuté de l’animateur de l’événement, à son intention (feuille de route) et à l’attention du reste de l’équipe (co-animation, répartition de la charge...)
  • Envoi des certificats de participation à l’événement

Vous collaborerez avec les collègues qui sont en charge de leur côté de la relance des paiements, de l’animation éditoriale des événements et réunions, des finances, de la promotion, de la relation avec les partenaires. Vous êtes donc l’un.e des chef.fe d’équipe dans le cadre de l’organisation des événements et réunions de l’ONG.

 Vous devez

  • Pouvoir vous rendre disponible sur Paris ou Genève pour rencontrer votre employeur, recevoir les détails du contrat et une formation à l’organisation interne dans l’établissement
  • Parler un français parfait
  • Comprendre très facilement l’anglais et savoir vous exprimer dans cette langue
  • Avoir une connaissance de Word et Excel
  • Etre méthodique, organisé et rigoureux
  • Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles
  • Être disponible durant les vacances scolaires
  • Avoir compris ce que fait l’ONG en ayant consulté ses différents sites web et documents

 Vous aurez accès à

  • Une rémunération complémentaire si vous travaillez déjà,
  • Un cursus de formation initiale et de formation continue en Education des Sciences si vous souhaitez progresser dans l’ONG
  • Une mobilité géographique pour votre poste, et une mobilité de postes au sein du réseau de l’ONG
  • Autant de réseaux de contacts dans le monde que vous aurez de collègues au sein du réseau de l’ONG

Candidature et étapes clés du recrutement

  • Envoi de votre candidature sous la forme d’un CV et d’une lettre de motivation à cette adresse mail : recrut-events@osi-ngo.org avec comme objet du mail « Candidature - Logistique Events »

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